Em um mundo cada vez mais digital, realizar reuniões virtuais de forma eficaz é essencial para manter a produtividade e a comunicação clara.

Aqui estão algumas dicas para garantir que suas reuniões virtuais sejam um sucesso:

Antes do Encontro

Decida se você realmente precisa de uma reunião.

É necessário discutir ou você pode explicar tudo por e-mail ou vídeo pré-gravado? Parece óbvio, mas segundo pesquisa da Atlassian de 3 a 5 reuniões, em média, poderiam facilmente ser substituídas por um e-mail. Dito o óbvio, prepare-se para a reunião…

Leia sobre as reuniões que poderiam ser um e-mail.

Verifique sua conexão de internet, teste o software de videoconferência e tenha todos os documentos necessários à mão. A preparação evita atrasos e problemas técnicos durante a reunião.

Escolha a Plataforma e quais recursos você precisa:

• Vídeo chamada?
• Compartilhamento de tela?
• Colaboração online?
• Quantos participantes? Até 100 ou até 1000?
• Qual a duração prevista da reunião?

Teste a plataforma com antecedência: teste de vídeo, configurações de áudio e conexão de internet.

Escolha um Ambiente Adequado
Encontre um local silencioso e bem iluminado. Certifique-se de que o fundo esteja organizado e profissional. Um ambiente adequado ajuda a manter o foco e o profissionalismo.

Compartilhe o Convite  e a Pauta

Envie o convite e a pauta da reunião com antecedência para que todos saibam os tópicos a serem discutidos e possam se preparar. Uma pauta clara ajuda a manter a reunião focada e produtiva.

Desative o microfone quando não estiver falando, evite interrupções e mantenha contato visual com a câmera. A etiqueta virtual é fundamental para uma comunicação eficaz e respeitosa.

Use Fones de Ouvido
Fones de ouvido com microfone integrado ajudam a melhorar a qualidade do áudio e reduzem ruídos externos. Isso garante que todos possam ouvir e ser ouvidos claramente.

Respeito nunca é demais

• Seja respeitoso com o tempo dos colegas.
• Defina limites de tempo claros para cada participante.
• Garanta que o ponto de vista de todos seja respeitado.

Seja Pontual

• Comece e termine a reunião no horário previsto.
• Respeite o tempo dos participantes.

Mantenha o Foco

• Evite distrações e mantenha a discussão centrada nos tópicos da agenda.
• Utilize recursos visuais, como slides, para manter o engajamento.

Depois do encontro

Solicite Feedback

• Pergunte aos participantes sobre a eficácia da reunião e como ela pode ser melhorada.
• Utilize o feedback para aprimorar futuras reuniões.

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